Gå til indhold
Start med henvendelser. Udforsk tilbudsudkast.
procora.
ENFind din løsning

Henvendelser & aftaler

Bekræft en rigtig aftale, ikke et foreslået tidspunkt

Kontrollér opsat ledighed, håndtér en optaget tid, og lad teamet gennemgå aflysninger og ønsker om en ny tid.

Tilgængelig efter opsætningHjemmesidesvar og kontaktindsamling er tilgængelige i relevante eksisterende pakker. Booking kræver aktivering og kontrolleret ledighed; beskedkanaler afhænger af udbyder og opsætning. Automatiske aftalepåmindelser og kundens egen ombooking er ikke dokumenteret i denne release. Telefonbesvarelse er ikke inkluderet.

Drøft denne tjenesteUdforsk eksemplet
Bruger du allerede Procora? Se opsætningen →
Procora · Arbejdseksempel

En konflikt bliver til et valg

Værkstedets kalender
Tirsdag10:00Optaget
Onsdag14:00Alternativ
Varighed30 minutter · eksempel
TidszoneEurope/Copenhagen

Tilbyd et alternativ. En tid er først bekræftet, når den opsatte booking lykkes.

Fiktivt eksempel · lokaliseret webvisualisering

Arbejdet i praksis

En kunde, der aftaler et besøg, har brug for et bestemt tidspunkt, sted og varighed. Procoras eksisterende bookingforløb kan tilbyde aftaler, når pakke og indstillinger tillader det. Kalenderbehovet skal kontrolleres for den konkrete virksomhed; en valgt tid er en forespørgsel, indtil bookingen lykkes. Kundens egen ombooking er ikke dokumenteret i denne release.

01 · Henvendelser & aftaler

Definér, hvad én aftale betyder

Vælg ydelsens varighed, åbningstider, mindste varsel, bookingperiode og virksomhedens tidszone. På det fiktive værksted er et bremsetjek noget andet end et løfte om en fuld reparation. Hos rådgiveren har en indledende samtale sit eget formål og forberedelse. Gør sted og fremmødeoplysninger tydelige før bekræftelsen, og book ikke arbejde, som ligger uden for det godkendte omfang.

Undersøg, om virksomheden bruger én kalender eller har behov for fordeling på medarbejdere og steder. De nuværende bookingindstillinger for én assistent skal ikke præsenteres som et fuldt planlægningssystem for flere medarbejdere. Angiv kalenderen med eksterne aftaler, og kontrollér adgangen. En kalenderfil med Procora-bookinger læser ikke i sig selv konflikter fra den anden kalender eller reserverer udstyr til besøget.

02 · Henvendelser & aftaler

Kontrollér ledige tider inden for reglerne

Det offentlige bookingforløb kombinerer opsatte tider og varighed med gemte aftaler og eksterne optagede perioder, hvor Google-forbindelsen kan bruges. Varsel og bookingperiode indgår også. Det er mere nyttigt end et felt, hvor kunden skriver en vilkårlig dato. Kontrollér den konkrete forbindelse, og hold den ansvarlige orienteret om ændringer og fejl; der er ingen universel garanti for, at alle kalenderkonflikter er synlige.

Eksemplet bruger Europe/Amsterdam for Utrecht og Europe/Copenhagen for Aarhus. Vis tidszonen sammen med en entydig dato og et klokkeslæt i 24-timers format. Kundens sprogvalg må ikke ændre sted eller flytte aftalen. Er kunden i en anden tidszone, skal det forklares, hvilken virksomhedstid der bekræftes, frem for en skjult tekstomregning, som parterne måske forstår forskelligt.

03 · Henvendelser & aftaler

Håndtér en tidskonflikt før bekræftelse

En tid kan blive optaget, efter den blev vist. Den offentlige bookingforespørgsel kontrollerer den tilbudte ledighed igen og kan afvise en tid, som ikke længere tilbydes. I det lokale værkstedseksempel er kl. 10.00 optaget, så kunden ser et kontrolleret alternativ kl. 11.00. Valget skal bekræftes gennem en gennemført booking; et grønt eksempelkort er ikke en aftale i den rigtige kalender.

Kan en pålidelig tid ikke bekræftes, indsamles en ønsket periode og kontaktmulighed til teamet frem for en opdigtet tid. Forklar, at der endnu ikke er en aftale. En fejlende kalender og deaktiveret booking kræver en ærlig besked. Den ansvarlige skal gennemgå kalender og forbindelse, før en erstatning loves. Demonstrationen viser kundebeskeden og dokumenterer ikke alle mulige fejl hos en udbyder.

04 · Henvendelser & aftaler

Skeln mellem en gemt aftale og dens mail

Bekræft først dato, tid, tidszone, sted og varighed, når aftalen er gemt. Bookingforløbet kan sende bekræftelse og kalenderbilag, men maillevering er adskilt fra registrering. En fejlende mail betyder ikke nødvendigvis, at aftalen fejlede, og modtagelse af en besked erstatter ikke kontrollen af den faktiske post. Giv teamet mulighed for at undersøge begge typer problemer.

En bekræftelse er hverken fremmøde, salg eller accept af særlige vilkår. Kunden kan være ved at aftale et eftersyn, før arbejdet kan prissættes. Bevar aftalens formål, og forklar hvad der endnu ikke er besluttet. Det faste eksempel viser tre bekræftede besøg, herunder en rådgivningssamtale, men siger ikke, at personerne mødte op eller købte en ydelse.

05 · Henvendelser & aftaler

Lad en person håndtere aflysning og ny tid

En aflysningsbesked skal til teamet med ansvar for den faktiske aftale. Medarbejdere med adgang kan aflyse en registreret aftale. Ved en ønsket flytning gennemgår den ansvarlige den oprindelige tid, kontrollerer en ny og bekræfter erstatningen; siden reklamerer ikke for kundens egen ombooking. Fortæl ikke kunden, at besøget er flyttet, mens den gamle tid stadig er bekræftet eller den nye kun et ønske.

Gennemgå en eventuel separat påmindelsesproces efter en ændring, så gamle beskeder undgås. Den ansvarlige registrerer fremmøde efter besøget, og gennemført, udeblevet og aflyst holdes adskilt. Drøft mere komplicerede kalenderbehov under opsætningen. Den printbare tjekliste hjælper med at finde beslutningerne, men afkrydsning ændrer hverken bookingindstillinger, kalendere eller kundeaftaler.

Nyttige ressourcer

Tag arbejdet med ind i jeres egen proces.

Originale skabeloner, tjeklister og måleguider. Læs dem på nettet, kopiér det nødvendige, eller hent en tekstversion.

Henvendelser & aftaler · Praktisk guide

Svarskabeloner, der holder næste skridt ærligt

Seks originale svar til rutinespørgsmål, manglende oplysninger, ansvarlig gennemgang, tidskonflikter, ændringer og respektfuld afslutning.

Læs, hent og brug
Henvendelser & aftaler · Praktisk guide

En praktisk tjekliste til henvendelser og booking

Forbered oplysninger, ansvar, kalenderregler og undtagelsestests, før en ny proces for henvendelser bruges.

Læs, hent og brug
Henvendelser & aftaler · Praktisk guide

Mål henvendelser uden at forveksle aftaler med salg

En praktisk metode til periode, svarkvalitet, åbent arbejde og aftaleresultater.

Læs, hent og brug

Udforsk beslægtede opgaver

Knyt aftalebeskeder til det faktiske besøg →Forbind en konkret kundekanal med et tydeligt formål →En praktisk tjekliste til henvendelser og booking →

Spørgsmål, der fortjener svar

Bekræfter et klik på en vist tid aftalen?

Nej. Ledighed kontrolleres igen, og en gennemført, gemt booking danner grundlag for bekræftelse. En optaget eller utilgængelig tid kræver et alternativ eller ansvarlig gennemgang.

Et sammenhængende kundeforløb

Ét næste skridt fører til det næste.

  1. 01Henvendelse & aftale ↗
  2. 02Tilbud & beslutning ↗
  3. 03Accepteret arbejde & faktura ↗
  4. 04Passende næste kontakt ↗

Kortet viser, hvordan opgaverne hænger sammen. Omfang, ansvar og tilgængelighed aftales ved hver overdragelse; ikke alle overgange sker automatisk.

Valgt tjeneste: Fra henvendelse til aftale

Dit næste skridt

Fortæl, hvor arbejdet går i stå.

Beskriv den proces, I vil forbedre. Vi gemmer henvendelsen til en gennemgang, afklarer hvad der er tilgængeligt, og aftaler det næste skridt med dig.

Undlad kunderegistre, økonomiske bilag og adgangskoder i formularen. Den aktiverer hverken abonnement, kampagne, booking eller kontakt til jeres kunder. Tilladelse til markedsføring er særskilt.

Privatlivspolitik ↗