Se udestående fakturaer, registrerede betalinger og det arbejde, der mangler.

Vid, hvad rapporten omfatter

En brugbar rapport angiver opgørelsesdato, valuta, kilde og hvilke fakturaposter der indgår. Den viser også tidspunktet for seneste vellykkede kildeopdatering. Uden den sammenhæng kan en sum af forfaldne beløb se præcis ud, selv om den er forældet eller kun dækker en del af virksomheden. Beskriv en aftalt importeret liste som netop denne liste, frem for at fremstille den som virksomhedens samlede debitorbogholderi.

Hold valutaer adskilt, medmindre der er aftalt en dokumenteret omregningsmetode og en kursdato. Oversættelse til dansk gør ikke pund til kroner. Eksemplet er i GBP på begge sprog. En fremtidig rapport skal også angive udeladte, annullerede eller afregnede poster, så læseren forstår, hvorfor de ikke indgår i åbne saldi.

Adskil udestående, forfaldne og ikke forfaldne beløb

Pr. 3. oktober 2026 er der £2,350 udestående på de fire fiktive fakturaer. EX-101 bidrager med £900 efter delbetalingen på £300. EX-102 bidrager med £650. EX-104 bidrager med £800 og forfalder først den 10. oktober. EX-103 har ingen restsaldo efter en kreditnota på £200 og betaling på £1,800. Kun saldiene på £900 og £650 er forfaldne, hvilket giver £1,550 forfaldent og £800 endnu ikke forfaldent.

Der er gjort indsigelse mod EX-102. Beløbet på £650 indgår fortsat i både udestående og forfaldne beløb, indtil den underliggende regnskabspost ændres. Vis indsigelsen som en markeret del af disse summer, ikke som yderligere £650 oveni. Markeringen ændrer næste relevante handling til undersøgelse; den fjerner ikke beløbet og er ikke grund til en skarpere påmindelse.

Brug aldersfordelingen til at prioritere opmærksomhed

Aldersfordelingen grupperer åbne saldi efter antallet af dage, de er gået over forfaldsdatoen på opgørelsesdatoen. Eksemplet bruger grupper uden overlap: Ikke forfaldent, 1–30, 31–60, 61–90 og 91+ dage efter forfald. EX-101 er 15 dage og EX-102 er 30 dage over forfald, så begge ligger i 1–30. Gruppen udgør £1,550; de senere grupper er £0.

Alderen alene afgør ikke, hvem der skal have den næste besked. Tilføj sammenhæng: et uafklaret spørgsmål, et nyt svar, en forkert kontakt, en betaling der afventer kontrol eller en manglende ansvarlig. En stor ældre saldo kan kræve, at virksomheden selv tager en samtale, frem for endnu en e-mail. Det foreslåede overblik skal hjælpe den ansvarlige med at vælge næste opgave; det træffer ikke inkasso- eller juridiske beslutninger.

Tæl aktiviteter uden at fremstille dem som modtagne penge

Forberedte udkast, gennemgåede godkendelser, sendte beskeder, modtagne svar og åbne spørgsmål beskriver arbejde. Hver måling kræver en klar definition og rapporteringsperiode. Et udkast er ikke en sendt påmindelse; et svar er ikke en løst sag. Hvis afsendelse ikke er implementeret, kan der ikke rapporteres et faktisk afsendelsesresultat. Det offentlige eksempel kan vise illustrative tilstande, men dokumenterer ingen kunderesultater.

Verificerede, fordelte betalinger er en særskilt måling. En kreditnota reducerer gælden, men er ikke modtagne penge. Nyt salg og overskud er igen noget andet: betaling af en eksisterende faktura skaber ikke et ekstra salg. Frigivet tid kræver også dokumentation fra virksomhedens faktiske proces. Vi udleder ingen besparelse og påstår ingen forbedringsprocent ud fra demonstrationen.

Skeln mellem forfaldsdatoer, betalingsløfter og prognoser

En oversigt over forfaldsdatoer viser, hvornår fakturaerne skal betales efter aftalen. En dato oplyst af kunden viser, hvad kunden siger, at vedkommende vil gøre. En modelbaseret prognose estimerer indbetalinger ud fra en forklaret metode og antagelser. Det er tre forskellige overblik. En graf over forfaldsdatoer er ikke en forudsigende likviditetsmodel, og et betalingsløfte er ikke en garanteret indbetaling.

Indbetalinger fra fakturaer er kun én del af virksomhedens likviditet. Løn, leverandørbetalinger, skat, lån og andre indtægter ligger uden for dette afsnit. Avancerede prognoser annonceres ikke som tilgængelige i Procoras planlagte fakturatjeneste. Drøft de beslutninger, du skal træffe, før rapportens målinger vælges, og kald ikke en liste med forventede fakturaindbetalinger for en fuld likviditetsprognose.

Gennemgå ændringer og de opgaver, der stadig er åbne

Når eksemplet anvender en simuleret verificeret betaling på £900 på EX-101, falder det udestående til £1,450 og det forfaldne til £650. Indsigelsen mod EX-102 er fortsat åben og kræver den ansvarliges opmærksomhed. Eksemplet ændrer én betalingsfordeling; det viser ikke, at en påmindelse udløste betalingen. En fremtidig rapport skal gøre det muligt at spore en ændret saldo til den underliggende kildepost.

DSO, ofte brugt som mål for den gennemsnitlige kredittid hos kunder, sætter ubetalte kundesaldi i forhold til salg i en defineret periode. En lille importeret liste med forfaldne fakturaer er ikke nok til at beregne et tal for hele virksomheden. Udelad målingen, hvis de nødvendige komplette data og metoden mangler. Fortæl ved en afgrænsningssamtale om din nuværende rapport og de spørgsmål, den ikke besvarer, uden at uploade følsomme kundeposter her.

Udforsk eksemplet