Se, hvilke fakturaer der kræver opmærksomhed, og hvorfor.

Udestående og forfaldent er ikke det samme

Udestående er det beløb, der stadig mangler at blive betalt efter registrerede betalinger og krediteringer. Forfaldent er den del af det udestående beløb, hvis forfaldsdato er passeret. En faktura med forfald i næste uge kan derfor være udestående uden at være forfalden. Vis begge tal, så teamet ikke følger op på et beløb før den aftalte dato. Brug restbeløbet frem for den oprindelige fakturasum til at afgøre, hvad der kræver opmærksomhed.

Delbetalinger nedbringer saldoen, når de er knyttet til den relevante faktura. Krediteringer nedbringer også saldoen, men er ikke modtagne penge. Betalte og annullerede poster skal ikke stå i køen til aktive påmindelser. En indsigelse ændrer, hvordan en faktura håndteres, men fjerner ikke automatisk det udestående beløb. Disse forskelle er vigtigere end en farvet status uden forklaring.

Læs en aldersfordeling med dato og grundlag

En aldersfordelt debitoroversigt grupperer kundernes udestående efter, hvor længe betalingsfristen har været overskredet. Her er grupperne uden overlap: Ikke forfalden, 1–30, 31–60, 61–90 og 91+ dage efter forfald. Grundlaget er fakturaens forfaldsdato, ikke udstedelsesdatoen eller importdatoen. Vis opgørelsesdatoen ved rapporten. En anden opgørelsesdato kan flytte en ubetalt faktura mellem grupper, selv om saldoen er uændret.

EX-101 er 15 dage og EX-102 30 dage efter forfald den 3. oktober. Begge hører derfor til i 1–30 og må ikke fordeles i overlappende grupper. EX-104 forfalder den 10. oktober og hører til i Ikke forfalden. EX-103 har ingen restsaldo og bidrager derfor ikke til aldersfordelingen af udestående. Bevar afsluttede posters historik til forklaring uden at medregne dem som åbne beløb.

Følg de fire eksempelfakturaer

Eksemplet starter med £2.350 udestående: £900 på EX-101, £650 på EX-102 og £800 på EX-104. Heraf er £1.550 forfaldent, og £800 er endnu ikke forfaldent. Det bestridte beløb på £650 på EX-102 er allerede med i det forfaldne beløb. En markering som bestridt må ikke lægge yderligere £650 til totalen. EX-103 er afregnet med en kreditering på £200 og en registreret betaling på £1.800 mod fakturasummen på £2.000.

Hvis kunden på EX-101 siger ‘betalt’, bliver næste handling at kontrollere betalingen, mens saldoen fortsat er £900. Kun den særskilt markerede, simulerede registrering af de resterende £900 afregner eksempelfakturaen. Herefter er det samlede udestående £1.450, hvoraf £650 er forfaldent og £800 endnu ikke forfaldent. Ændringen viser beregningen; den registrerer ikke en faktisk betaling og forbinder ikke til en bank.

Gør forældede oplysninger synlige

En nyttig oversigt viser kunde, fakturanummer, forfaldsdato, restbeløb, aktuel status, næste handling og seneste opdatering fra kilden. Tidspunktet for seneste opdatering viser, hvor nye kildedata er; det beviser ikke, at nogen har gennemgået sagen. Hold kildeopdateringen adskilt fra seneste interne note eller påmindelse. Hvis en forbindelse fejler, eller en import er gammel, skal usikkerheden vises, og flere beskeder afvente kontrol af situationen.

Manuelle ændringer kræver samme omhu. En ansvarlig kan notere, at kunden har lovet at betale, men noten skal ikke erstatte saldoen i regnskabet. Hvis en betaling findes uden tilknytning til en faktura, skal den regnskabsansvarlige afklare den. Procoras foreslåede oversigt skal organisere arbejdet omkring disse poster og ikke være et ekstra regnskab med konkurrerende saldi.

Prioritér årsagen til opfølgning

Alder og beløb hjælper med prioriteringen, men fortæller ikke hele historien. En mindre faktura med et manglende indkøbsordrenummer kan kræve et rettet bilag. En større faktura med en reel indsigelse kræver en ansvarlig til at undersøge sagen. En oplyst betaling skal kontrolleres. En forkert kontaktperson skal rettes før flere beskeder. Tilføj en handling og en ansvarlig, så tabellen bliver en praktisk opgaveliste frem for en række røde tal.

En gruppering pr. kunde kan vise, at flere fakturaer kræver én samlet dialog. Bevar de enkelte fakturanumre og statusser synlige, og læg aldrig valutaer sammen i en uforklaret total. Gennemgå betalte, annullerede, dobbelte og bestridte poster, før en kontaktliste oprettes. Ved planlægning af et fremtidigt pilotforløb afklares, hvor saldoerne kommer fra, hvor ofte de ændres, og hvem der håndterer undtagelser. Guiden til aldersfordelte debitorer viser, hvordan de samme tal kan kontrolleres uafhængigt.

Udforsk eksemplet

Illustrativ arbejdsgang · eksempeldata · ingen beskeder sendes eller betalinger gennemføres.