Begynd med et problem, du kan beskrive
Vælg en tilbagevendende opgave, som i dag falder mellem andre opgaver: almindelige spørgsmål fra hjemmesiden, en henvendelse som venter på en person, eller tilbud der skal gennemgås. Beskriv dagens forløb og et brugbart næste skridt. En afgrænset opgave er lettere at vurdere end automatisering af hele kontoret.
Udpeg den ansvarlige, og beskriv, hvornår en beslutning kræver personen. Brug kun en kontorrolle, hvis den hjælper med at forklare beslægtede opgaver. En betegnelse som salgskoordinator gør ikke alle salgsforløb tilgængelige og overfører ikke virksomhedens beslutningsret til software.
Læs om rammer og tilgængelighed
Sammenlign løsningens opgaver, begrænsninger og forudsætninger med dit problem. Eksisterende håndtering af henvendelser, en særskilt aftalt tilbudspilot med udkast og planlagt faktura- eller genkøbsarbejde er forskellige stadier. Læs den aktuelle løsningsside frem for at antage, at en planlagt funktion kan aktiveres.
For en eksisterende løsning skal du kontrollere pakkens aktuelle grænser og gennemgå tilbuddet før køb. En pilot kræver sin egen aftale. Valg i navigationen, oprettelse af en konto og tilslutning af en udbyder er adskilt fra godkendelse af aktivt arbejde. Ingen af disse trin bør skjult tilmelde dig en anden løsning.
Forbered kun de nødvendige oplysninger
Saml den viden, de kildeposter og kontaktoplysninger, opgaven kræver. Gennemgå, hvem der har adgang, og hvem der vedligeholder oplysningerne. Godkend det materiale, assistenten skal bruge til hjemmesidesvar. I en tilbudspilot skal den oprindelige tilbudsreference og version være knyttet til en ansvarlig ejer.
En udbyders navn i en integrationsliste dokumenterer ikke, at din konto er tilsluttet. Gennemfør det faktiske forbindelsesforløb, og kontrollér status. Hvis du i stedet bruger en manuel post, skal begrænsningen være synlig. Aftal, hvordan oplysningerne kontrolleres før en handling med betydning.
Test almindeligt arbejde og undtagelser
Brug repræsentative eksempler med tydelige forventede resultater. Medtag et ubesvaret spørgsmål, en gentagen henvendelse, en utilgængelig booking og et ændret eller afsluttet tilbud, hvor det er relevant. Kontrollér resultat, gemt sammenhæng og menneskets næste opgave. Et vist udkast tester ikke faktisk levering af en besked.
Aftal, hvad der skal stoppe eller sætte arbejdet på pause: gamle oplysninger, kundesvar, manglende tilladelser eller en mislykket forbindelse. Nye udgående handlinger kræver egen opsætning, gennemgang af tilladelser og udtrykkelig aktivering. Fastlæg, hvem der kan sætte dem på pause, og hvordan usikre udfald undersøges.
Gennemgå den første opgave, før du tilføjer en ny
Se på registreret aktivitet og uafklarede beslutninger sammen med den ansvarlige. Skeln mellem et svar og en gemt henvendelse, en booket aftale og en forespørgsel samt et accepteret tilbud og en betaling. Vælg mål, som beskriver det afprøvede arbejde, frem for at behandle alle handlinger som omsætning.
Tilføj beslægtet arbejde, når den første proces er forstået, og næste løsning er tilgængelig. Bevar eksisterende værktøjer og købte funktioner. En fungerende widget eller kalender skal ikke udskiftes blot for at drøfte et senere forløb. Vurdér den næste opgave ud fra dens egne behov.
Før du starter
Et brugbart startgrundlag beskriver problemet, den ansvarlige, godkendte oplysninger, næste skridt og de forhold, som sætter arbejdet på pause.
