Kontrollér registreringen, før du vælger ordlyden
Kontrollér den udstedte faktura, den aftalte betalingsfrist, restsaldo, bogførte krediteringer og betalinger, seneste kildeopdatering og dialog. Gårsdagens saldo kan være forkert i dag. Hvis kilden ikke kan kontrolleres, skal den ansvarlige kollega gennemgå registreringen, før der anmodes om betaling.
Bekræft, at modtageren håndterer kundens fakturaer, og vælg vedkommendes sprog. Brug én tydelig reference og kun den tilsigtede kundes dokumenter. Ved indsigelser, manglende dokumentation eller oplyste betalinger vælger du et relevant svar og en ansvarlig frem for endnu en almindelig påmindelse.
Udfyld pladsholdere, og bevar de aftalte vilkår
Udskift alle pladsholdere i firkantede parenteser med kontrollerede oplysninger. Brug korrekt valuta, entydige datoer og en afsender, hvis svar læses. Fjern irrelevante sætninger, og gennemgå den kopierede tekst i dit mailprogram. En svardato beder om en opdatering; den ændrer ikke den aftalte betalingsfrist.
Brug betalingsoplysninger, der allerede er godkendt på den oprindelige faktura. Eksemplerne indeholder ikke bankændringer, gebyrer, renter, trusler eller automatiske afdragsaftaler. Ændrede betalingsoplysninger eller vilkår kræver en bemyndiget person; en skabelon giver ikke mandat til økonomiske aftaler.
Lad svaret afgøre næste handling
Manglende dokumenter kræver kontrol og en aftalt opdatering. Registrér en lovet dato som et løfte med en ansvarlig og en kontroldato. Et svar om betaling kræver kontrol. Intet udligner saldoen alene. Gennemgå eller pausér almindelige påmindelser under undersøgelsen, og gør årsagen synlig, så en anden kollega ikke genstarter opfølgningen.
I det fiktive eksempel står der stadig 900 £ udestående på EX-101, efter at kunden har oplyst en betaling. Først den simulerede, kontrollerede betaling bringer saldoen til nul. Brug kun den sidste bekræftelsesskabelon efter sådan en kontrol i jeres godkendte kilde. En bekræftelse af en delbetaling skal oplyse både det modtagne beløb og restsaldoen. Skabelonerne nedenfor kan læses uden upload, mailadresse eller abonnement.
Seks redigerbare beskedeksempler
Udfyld pladsholderne i firkantede parenteser direkte i hvert emne og hver besked. Ændringer findes kun på denne side og forsvinder ved genindlæsning eller sprogskift. Kopiering og download bruger din aktuelle tekst. Ingen af delene sender en besked.
Før betalingsfristen
Hvornår skabelonen passer: Brug den til en åben faktura, hvis betalingsfrist nærmer sig. Kontrollér modtageren, og om betalingen allerede er planlagt.
Første påmindelse efter betalingsfristen
Hvornår skabelonen passer: Brug den efter betalingsfristen og en ny saldokontrol. Gennemgå først eventuelle spørgsmål, indsigelser eller oplyste betalinger.
En senere anmodning om svar
Hvornår skabelonen passer: Brug den efter en ubesvaret påmindelse, en ny saldokontrol og det aftalte interval. Gennemgå historikken, og undgå uendelige gentagelser.
Svar ved manglende dokumentation
Hvornår skabelonen passer: Afklar præcist, hvilket dokument der mangler. Del det via jeres godkendte proces efter kontrol af modtager og adgang.
Betaling oplyst, kontrol afventes
Hvornår skabelonen passer: Brug den, når en oplyst betaling ikke er kontrolleret og bogført. Et svar eller en kvittering udligner ikke i sig selv saldoen.
Bekræftelse efter en kontrolleret betaling
Hvornår skabelonen passer: Brug den kun til en kontrolleret, korrekt bogført betaling med nul restsaldo. Ved delbetaling oplyses det modtagne beløb og restsaldoen særskilt.