Aftal opgaven, før I vælger værktøjerne
Begynd med opfølgning på fakturaer, virksomheden allerede har udstedt. Skriv ned, hvilke kunder, valutaer, lande og fakturatyper der er omfattet, og hvad processen ikke dækker. Fakturaoprettelse, leverandørbetalinger, skatteindberetning, betalingsbehandling og juridisk inddrivelse er andre opgaver. Tydelige grænser forhindrer, at en salgsdialog utilsigtet bliver til tilladelse til at ændre konti eller kontakte kunder. Teamet bør kunne forklare omfanget i nogle få klare sætninger.
Udpeg en ansvarlig og en stedfortræder for hver beslutning. Skeln mellem godkendelse af et påmindelsesudkast og godkendelse af en kreditering, ændrede betalingsvilkår eller nye betalingsoplysninger. Hvis en ekstern leverandør er med, skal det aftalte ansvar og adgangen dokumenteres; et servicenavn fastlægger det ikke. Beskriv jeres regnskabssystem og vigtigste udfordring til Procora uden at sende adgangskoder, bankoplysninger eller følsomme kundedokumenter.
Gør oplysningerne og kontaktvejen brugbare
Gennemgå et lille udsnit med en åben faktura, en delbetaling, en kreditering og en indsigelse. Kontrollér fakturareferencer, forfaldsdatoer og restsaldi mod den godkendte kilde. Find ud af, hvor nyligt kilden blev opdateret, og hvordan forskelle afklares. Et forbindelseslogo eller et vellykket login beviser ikke, at de nødvendige oplysninger er tilgængelige. Aftal, hvad der sker, når adgang svigter, en betaling ikke er fordelt, eller oplysningerne er ældre end teamets accepterede grænse.
Kontrollér, hvem der skal modtage fakturakorrespondance, hvilken adresse der sender den, og hvem der læser svar. Kortlæg påmindelser, der allerede sendes af regnskabssystemet, kolleger og eventuelle eksisterende leverandører. Aftal ejerskab for hver faktura, så én proces ikke beder om betaling lige efter, at en anden har lovet at undersøge sagen. Gennemgangen bør også omfatte godkendte fakturakopier og links, modtagerens adgang og det rigtige sprog. Hold land, sprog og valuta adskilt.
Planlæg den almindelige sag, og hvornår den stopper
Gennemgå ordlyden, før I taler om timing. Brug den kontrollerede saldo og forfaldsdato, en tydelig svarvej og betalingsoplysninger, virksomheden allerede har godkendt. Aftal passende intervaller, håndtering af arbejdsdage, en grænse for den almindelige række og en ansvarlig gennemgang. Uendelig gentagelse af en besked er ikke en fuldstændig proces. Hvis en kunde beder om andre vilkår, er næste skridt en godkendt gennemgang, ikke en automatisk accept skjult i et venligt svar.
Definér håndteringen af manglende dokumentation, bestridte beløb, afviste mails, lovede betalingsdatoer og en kunde, der siger, at der er betalt. Hver sag kræver en opgave, en ansvarlig og en kontroldato. Bevar den bestridte saldo synlig, mens I vurderer, om almindelige påmindelser skal på pause. Status afventer kontrol skal bevare det skyldige beløb, indtil den godkendte kilde bekræfter og fordeler betalingen. Skriv ned, hvem der kan sætte hele processen på pause, og hvem der gennemgår ventende beskeder før genstart.
Test uden kunder, og gennemgå dokumentationen
Brug fiktive registreringer til at afprøve almindelige og vanskelige forløb før en driftsgodkendelse. Et udkast skal blive et udkast, og en simuleret betaling skal mærkes og holdes adskilt fra kunderegistreringer. Kontrollér, at delbetalinger efterlader den rigtige restsaldo, krediteringer holdes adskilt fra indbetalinger, og en indsigelse ikke tælles to gange. Afprøv pausekontrollen og bevidst manglende eller gamle oplysninger. En vellykket demonstration af et enkelt forløb er ikke nok til at fastslå, at aktiv afsendelse er klar.
Vælg datoen for første gennemgang, før I begynder. Nyttige punkter er daterede åbne saldi, aldersfordeling, uløste svar, ansvarliges opgaver og kontrollerede betalingsfordelinger. Notér, hvad der er forbedret, hvad der er uklart, og hvad der skal forblive på pause. Kald ikke en fakturasaldo for ny omsætning eller et betalingsløfte for modtagne penge. Tjeklisten nedenfor kan udskrives til en fælles drøftelse. Markeringer er lokale på siden og er ikke en godkendelsesregistrering eller en gemt opsætning.
Åbner browserens udskriftsdialog for tjeklisten. Der leveres ingen PDF. Markeringer findes kun lokalt, gemmes ikke og godkender eller aktiverer ingen service.
Tjekliste til opsætning af fakturaopfølgning
Til planlægning og fælles gennemgang · Procoras Fakturaopfølgning er planlagt
Virksomhed: ____________________ Ansvarlig: ____________________ Kontroldato: ____________________
Forbered omfang, registreringer, kontakter, godkendelser, undtagelser, test og pausekontrol. Brug en tjekliste til udskrift uden at uploade økonomiske oplysninger.
En markering viser din gennemgang her og er ikke en driftsgodkendelse. Bekræft omfang, kildeadgang og mandat til afsendelse særskilt før aktiv opfølgning hos kunder.