Gå til indhold
Start med henvendelser. Udforsk tilbudsudkast.
procora.
ENFind din løsning

Henvendelser & aftaler

Aftalepåmindelser og udeblivelser

Knyt påmindelser til den bekræftede aftale og dens aktuelle status. Registrér aflysninger og udeblivelser særskilt, og kontrollér leveringen.

Tilgængelig efter opsætningHjemmesidesvar og kontaktindsamling er tilgængelige i relevante eksisterende pakker. Booking kræver aktivering og kontrolleret ledighed; beskedkanaler afhænger af udbyder og opsætning. Automatiske aftalepåmindelser og kundens egen ombooking er ikke dokumenteret i denne release. Telefonbesvarelse er ikke inkluderet.

Drøft denne tjenesteUdforsk eksemplet
Bruger du allerede Procora? Se opsætningen →
Procora · Arbejdseksempel

En konflikt bliver til et valg

Værkstedets kalender
Tirsdag10:00Optaget
Onsdag14:00Alternativ
Varighed30 minutter · eksempel
TidszoneEurope/Copenhagen

Tilbyd et alternativ. En tid er først bekræftet, når den opsatte booking lykkes.

Fiktivt eksempel · lokaliseret webvisualisering

Arbejdet i praksis

En rettidig aftalebesked kan hjælpe kunden med sted og mulighed for ændring. Den skal handle om en virkelig, aktuel aftale. Procora har bookingbekræftelse og fremmøde registreret af personer; automatisk tidsstyring af påmindelser og genbooking efter udeblivelse er ikke dokumenteret i denne release. Siden hjælper med at beskrive processen, før det ekstra behov drøftes.

01 · Henvendelser & aftaler

Brug aftalen som kilde

Begynd med den bekræftede post: kunde, ydelse, sted, dato, varighed og virksomhedens tidszone. Et tidsønske fra en tidligere henvendelse er ikke nok. Besøget på det fiktive værksted i Aarhus handler om et bremsetjek og ikke et løfte om alle reparationer samme dag. Forberedelsesvejledning skal også komme fra godkendte oplysninger. Beskeden skal fokusere på det, kunden har brug for til besøget.

En rådgivningssamtale kan kræve mødested eller et kontrolleret link og en kort forberedelsesbeskrivelse. Den skal ikke bede kunden sende fortrolige filer til en ukontrolleret adresse. Virksomheden beslutter, om materiale er nødvendigt, og hvordan det håndteres. En administrativ besked skal mindske forvirring og ikke indsamle flere personoplysninger, blot fordi der allerede findes en aftale.

02 · Henvendelser & aftaler

Aftal tidspunkt og en tydelig grænse

En virksomhed kan vælge én besked dagen før et bekræftet besøg, men det er en eksempelbeslutning og ikke en indbygget Procora-tidsplan eller en dokumenteret optimal metode. Gennemgå aftaletype, kundens præferencer, åbningstider og svarhåndtering. Kontrollér påmindelser i det eksisterende bookingsystem, før en anden proces tilføjes. To uafhængige tidsplaner kan forvirre kunden og skjule, hvem der har ansvaret.

Fastlæg et højeste antal administrative beskeder og betingelser for at stoppe. En aflyst eller gennemført aftale skal ikke blive på en liste til kommende påmindelser; en uafklaret ændring kræver gennemgang før brug af den gamle tid. Beregn tidspunktet i virksomhedens tidszone. Vejledende tekst på en side hverken tidsstyrer, kølægger eller leverer påmindelser, og en download giver ikke tilladelse til at kontakte nogen.

03 · Henvendelser & aftaler

Giv ændring eller aflysning et menneskeligt næste skridt

En kunde, der ikke kan komme, har brug for teamets gennemgang af den faktiske aftale. Medarbejdere med adgang kan aflyse posten; en ønsket ny tid kræver stadig ledighed og bekræftelse. Brug ikke et standardsvar om en flyttet aftale, hvis posten er uændret. Angiv, hvem der håndterer ønsket, og hvilke oplysninger der eventuelt mangler for at finde den rette aftale.

Efter en bekræftet ændring skal separate kalendervisninger og påmindelsessystemer kontrolleres for gamle oplysninger. Et svar om at blive ringet op er et ønske om tilbagekald og ikke en tilsluttet telefonservice. Bruges en udbyder, skal svarvejen kontrolleres. En ubemandet postkasse eller en kanal uden svarhåndtering kan få kunden til at tro, at ændringen er modtaget, selv om ingen har handlet.

04 · Henvendelser & aftaler

Lad den, der ved det, registrere fremmødet

Efter aftalen kan en ansvarlig registrere gennemført eller udeblevet med en person i historikken. Kalenderen fastslår ikke alene, hvad der skete. Besøget kan være aflyst, flyttet uden for systemet eller gennemført uden opdatering endnu. Bevar usikkerheden synligt. Markér ikke automatisk alle gamle aftaler som gennemførte, og kald ikke et manglende resultat en kunde, der ikke mødte op.

Genbooking efter udeblivelse er en ansvarlig beslutning ud fra situationen og kundens ønske. Spørg neutralt om et nyt besøg, hvor kontakt er passende. Opfind ikke gebyrer, konsekvenser eller uendelige beskedforløb. Registrér en ny aftale særskilt fra den udeblevne, så historikken forklarer begge hændelser frem for at overskrive et resultat for at få tallene til at se bedre ud.

05 · Henvendelser & aftaler

Skeln mellem administrationens kvalitet og reklamens resultat

Ved gennemgang af fremmøde skal beregningsgrundlaget defineres: aftaler med kendt resultat i perioden, mens aflysninger vises særskilt. Tre bekræftede aftaler i vores fiktive eksempel giver ingen fremmødeandel. Vurdering af en påmindelsesproces kræver også faktisk forsøgte og leverede beskeder samt pålidelige resultater; en skabelon eller bekræftelsesmail viser ikke, at påmindelser reducerede udeblivelser.

Hold aftaleadministration adskilt fra tilbud om en anden ydelse. Reklame for genbooking hører til i markedsføringssektionen med egne formål, tilladelser og kontroller. Beskriv påmindelsesbehov og eksisterende systemer under opsætningen, så en afgrænset drøftelse kan fastslå mulighederne. Brug indtil da ressourcerne til forberedelse og ikke som dokumentation for, at automatiske påmindelser allerede kører.

Nyttige ressourcer

Tag arbejdet med ind i jeres egen proces.

Originale skabeloner, tjeklister og måleguider. Læs dem på nettet, kopiér det nødvendige, eller hent en tekstversion.

Henvendelser & aftaler · Praktisk guide

Skabeloner til kundesvar og næste skridt

Brug skabeloner til kundesvar om kendte ydelser, manglende oplysninger og overdragelse. Tilpas svaret til spørgsmålet og den faktiske status.

Læs, hent og brug
Henvendelser & aftaler · Praktisk guide

En praktisk tjekliste til henvendelser og booking

Forbered oplysninger, ansvar, kalenderregler og undtagelsestests, før en ny proces for henvendelser bruges.

Læs, hent og brug
Henvendelser & aftaler · Praktisk guide

Måling af kundehenvendelser og bekræftede aftaler

Brug måling af kundehenvendelser til at følge svartid, afklaring og aftaler. Definér perioder og nævnere, og hold booking adskilt fra fremmøde og salg.

Læs, hent og brug

Udforsk beslægtede opgaver

Booking og ombooking med kalenderkontrol →Kundehenvendelser: resultater og svarkvalitet →Skabeloner til kundesvar og næste skridt →

Spørgsmål, der fortjener svar

Er automatiske aftalepåmindelser aktive her?

De er ikke dokumenteret i denne release. Bookingbekræftelse, aflysning og fremmøderegistrering findes særskilt. Drøft tidsplan, svarhåndtering og eksisterende systemer før en eventuel ekstra aktivering.

Et sammenhængende kundeforløb

Ét næste skridt fører til det næste.

  1. 01Henvendelse & aftale ↗
  2. 02Tilbud & beslutning ↗
  3. 03Accepteret arbejde & faktura ↗
  4. 04Passende næste kontakt ↗

Kortet viser, hvordan opgaverne hænger sammen. Omfang, ansvar og tilgængelighed aftales ved hver overdragelse; ikke alle overgange sker automatisk.

Valgt tjeneste: Fra henvendelse til aftale

Dit næste skridt

Fortæl, hvor arbejdet går i stå.

Beskriv den proces, I vil forbedre. Vi gemmer henvendelsen til en gennemgang, afklarer hvad der er tilgængeligt, og aftaler det næste skridt med dig.

Undlad kunderegistre, økonomiske bilag og adgangskoder i formularen. Den aktiverer hverken abonnement, kampagne, booking eller kontakt til jeres kunder. Tilladelse til markedsføring er særskilt.

Privatlivspolitik ↗