AI-workshop for regnskabs- og økonomiafdelinger: øv godkendelsesflowet

Forbered en proces med en tydelig godkender

Vælg en intern arbejdsgang, hvor bilag eller afslutningsopgaver venter. Medbring en anonymiseret rollefordeling og helt opdigtede dokumenter. En repræsentant fra økonomi og den funktion, der normalt godkender leverancen, bør kunne forklare deres del af forløbet.

Aftal de statusser, som øvelsen må bruge. ‘Modtaget’, ‘afventer reference’, ‘godkendt’ og ‘betalt’ skal have hvert sit belæg. De må ikke glide sammen, fordi et udkast forsøger at skrive en afsluttet fortælling om opgaven.

Øvelse 1: en faktura uden indkøbsreference

Den fiktive faktura mangler en nødvendig reference. Deltagerne skriver en intern afklaringsbesked til den relevante rolle og kontrollerer, at den efterspørger det rigtige. Udkastet må ikke erklære, at fakturaen er godkendt, blot fordi en leverandør eller et beløb kan genkendes.

Lad modtageren forklare, hvilken handling beskeden beder om. Hvis den ansvarlige stadig skal undersøge, hvad afklaringen vedrører, skal dokumentreference eller opgavebeskrivelse forbedres. Vurder både sproglig klarhed og korrekt ansvar.

Øvelse 2: dublet og kreditnota

Send samme fiktive bilag ind i prøven to gange og tilføj en kreditnota med sin egen reference. Holdet beskriver den korrekte kontrol, før et AI-udkast bruges. Sammenlign derefter resultatet med det aftalte facit og notér forvekslinger.

Formålet er ikke at lade en model afstemme en konto. Det er at undersøge, om en administrativ oversigt bevarer referencer og viser, hvad et menneske skal kontrollere. En genkørsel skal ikke skabe en ekstra godkendelsesopgave.

Øvelse 3: status ved månedsafslutning

Lav en afslutningsliste med opgave, ejer, periode og kilde. En prøve kan formulere et kort statusudkast fra listen. Fjern derefter en status og kontrollér, at udkastet angiver manglen i stedet for at antage, at opgaven er afsluttet.

Test en liste fra en forkert periode. Et sprogligt korrekt referat er ubrugeligt, hvis det bygger på sidste måned. Deltagerne skal kunne vise det datagrundlag, de bruger, og finde den person, som kan rette en fejl.

Fra en introduktion til avanceret AI-praksis

Et erfarent team kan bruge mere tid på undtagelser, samtidige ændringer og fejlet adgang end på generelle prompts. Et længere forløb kan aftales, hvis øvelser og efterprøve kræver det. To dage er et muligt planlægningsformat, ikke en automatisk standardleverance eller en reserveret kursusdato.

Hold forbedringsforslag adskilt fra systemhandlinger. En workshop kan pege på et nyttigt flow uden adgang til bank, løn eller ERP. Integration og drift skal specificeres særskilt, før en løsning kan bruges i den konkrete økonomiafdeling.

Vurder, om øvelsen giver et bedre arbejdsgrundlag

Registrér ventetid i den fiktive proces, fejlagtige statusskift og den kontrol, en medarbejder må udføre. Et godt resultat kan være færre uklare afklaringsbeskeder eller en tydeligere ejerfordeling. Besparelser skal måles i jeres faktiske arbejde efter en relevant afprøvning.

Et tilbud kan fastlægge et proceskort, et godkendelsesregister og de tre fejlprøver. Procora aftaler omfang, pris og varighed individuelt. Bogholderens kundedialog og revisionskontorets dokumentønsker har egne workshopbeskrivelser, så I kan vælge den rigtige opgave.